GWÖ-Account (LDAP)

Jedes aktive MitgliedDer GWÖ-Account besteht aus:

Wie Du einen GWÖ-Account beantragst, steht unter Erste Schritte in der GWÖ

Was ist LDAP?

Das LDAP-System (in Zimbra angesiedelt) verwaltet zentral

• für jeden Aktiven in der Bewegung genau einen Account, mit dem er/sie sich in verschiedenen GWÖ-Tools anmelden kann
• Gruppen und Rollen, die diesem Account zugeordnet sind

Im jeweiligen GWÖ-Tool werden dann die Tool-spezifischen Rechte für den Account anhand dessen Gruppen und Rollen definiert (z.B. darf der Regionalgruppen-Koordinator der RG Celle im BO nur auf Mitglieder dieser RG zugreifen).

Abgrenzung: LDAP ist kein "Single Sign-on" (mit dem man sich nur ein einziges Mal anmeldet und damit Zugang zu allen Tools hat)

Welche Tools verwenden LDAP?

Diese GWÖ-Tools verwenden LDAP bereits heute:

• Zimbra
• Owncloud Instanzen:
  • Backoffice Instanz
  • "Datacloud"
  • AK Instanz
  • RG Instanz
• Atlassian Confluence (Wiki)
• Atlassian JIRA
• Django BO
• Moodle e-learning Tool

Diese GWÖ-Tools sollen bald auf LDAP umgestellt werden:

• Django Webseite

Weitere Systeme der künftigen IT-Landschaft im Bereich Intranet/Extranet/Unternehmensplattform werden ggf. folgen.

Merkblatt zur Nutzung von GWÖ-E-Mail-Adressen

Hier erfahrt ihr, was zum Beantragen, Verwenden und Löschen des Mail-Accounts wichtig ist.
Technische Unterstützung zur Verwendung des Mail-Systems gibt es unter E-Mail (Zimbra)

GWÖ-E-Mail-Adresse beantragen

Erfülle ich die Voraussetzungen?

• Für personifizierte E-Mail-Adressen: Ich bin Mitglied in einem GWÖ-Verein und ­führe zentrale Aufgaben durch (z.B. Koordination einer Subeinheit, Vorstand eines GWÖ-Vereins, IKT-Mitglied, Hauptamtliche/r, offizielle Funktion).
• Für allgemeine E-Mail-Adressen: Mein Energiefeld, AkteurInnen-Kreis oder GWÖ-Verein ist vom IKT anerkannt und/oder meine Aktivitäten sind von zentraler Bedeutung für die Bewegung.
• Ich benötige die Mail-Adresse über einen längeren Zeitraum (zumindest Monate).
• Ich benötige die Mail-Adresse für den Außenauftritt (z.B. Website, Flyer).
• Ich habe dieses Merkblatt gelesen und verstanden.

Wenn ja, stelle ich einen Antrag

• Wunsch-E-Mail-Adresse definieren (Standard: vorname.nachname@ecogood.org oder namederregion@ecogood.org oder aufgabe@ecogood.org)
• Wunsch-Format definieren:
  Standard: Postfach bei personifizierten Mail-Adressen, Weiterleitung ohne lokale Kopie bei allgemeinen Mail-Adressen;
  Alternativen (auf Wunsch): Weiterleitung ohne lokale Kopie bei personifizierten Mail-Adressen, Postfach bei allgemeinen Mail-Adressen
• Mail mit Wunsch-E-Mail-Adresse und Wunsch-Format an die nächstgelegene „zen­trale Ansprechperson“ schicken (z.B. KoordinatorIn meiner Subeinheit)
• Überprüfung der Voraussetzungen durch diese „zentrale Ansprechperson“
• Weiterleitung des Antrags durch die „zentrale Ansprechperson“ an den/die AdministratorIn

Die GWÖ-E-Mail-Adresse wird für mich eingerichtet

• Anlegen der GWÖ-E-Mail-Adresse durch den/die AdministratorIn
• AdminstratorIn schickt mir ein Mail mit Zugangsdaten

GWÖ-E-Mail-Adresse verwenden

Die GWÖ-E-Mail-Adresse ...

• kann bei Bedarf bei interner Kommunikation verwendet werden
• muss bei jeder externen Kommunikation verwendet werden
  (um nach außen ein professionelles Bild zu gewährleisten)

Ich sende und empfange GWÖ-Mails von meinem GWÖ-Postfach aus

• Login mit den zugesandten Zugangsdaten online auf https://mail.ecogood.org oder über meinen Mail-Client (Thunderbird, Outlook etc.)
• regelmäßiges Lesen und Beantworten von neu eingehenden Mails > i.d.R. nicht länger als eine Woche unbeantwortet lassen (Antwortmails und neue Mails werden von der GWÖ-E-Mail-Adresse aus versandt)
• regelmäßiges Archivieren und Löschen von gelesenen Mails > Postfach ist kein Archiv, max. 500 MB Speicherplatz; wenn voll, kein Empfang und Versand von E-Mails mehr möglich!
• bei längerer Abwesenheit automatische Abwesenheitsnotiz erstellen (bei zentralen Aufgaben mit Kontaktdaten der Vertretung)

Ich empfange GWÖ-Mails über eine Weiterleitungsadresse

• Empfang über mein E-Mail-Postfach > weitergeleitete Mails sind anhand der E-Mail-Adresse in der Zeile „An:“ erkennbar
• regelmäßiges Lesen und Beantworten von neu eingehenden Mails > i.d.R. nicht länger als eine Woche unbeantwortet lassen (Antwortmails und neue Mails werden von meiner Mail-Adresse aus versandt)

Ich beachte die relevanten Teile des Umgangskodex

• Ich anerkenne, dass ich Mitverantwortung für eine gelungene Kommunikation trage (z.B. mit einem „Danke“ oder durch Methoden gewaltfreier Kommunikation).
• Ich strebe persönliche Gespräche und Treffen an. Ist dies nicht möglich, gebe ich Telefon- und Skype-Gesprächen den Vorzug gegenüber Schriftverkehr. Mails dienen in der Regel nur dem sachlichen Informationsaustausch. Sobald die Sache emotional wird, suche ich persönlichere Formen der Kommunikation.
• In Diskussionen überlege ich mir gut, was ich konstruktiv beitragen kann, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Mail-Diskussionen versuche ich stets zu unterbinden und auf ein persönliches Gespräch zu verlagern.
• Ich unterstelle allen anderen stets positive Absichten. Wenn mich Dinge bei einer anderen Person stören, spreche ich sie persönlich darauf an – d.h. nicht per E-Mail, und schon gar nicht vor mehreren anderen EmpfängerInnen.
• Ich bin mir bewusst, dass die Art und Weise, wie ich öffentlich über die GWÖ spreche, die Bewegung als Ganzes betreffen kann. Beim Äußern von negativen Aspekten gehe ich besonders achtsam vor – ganz besonders dann, wenn ich im Namen der GWÖ E-Mails verfasse.

Umgang mit Problemen

• Spam-Mails: keine Links in unbekannten Mails anklicken, Spam-Mails löschen
• Speicherplatz wird knapp > Mails löschen
• technische Probleme: Mail an Administrator

GWÖ-E-Mail-Adresse abmelden/löschen

Personifizierte Mail-Adresse

• Ich erfülle die Voraussetzungen nicht mehr und/oder scheide aus der GWÖ aus. =>
  Mail mit Antrag auf Stilllegung oder Löschung an Administrator

Allgemeine Mail-Adresse

• Ich lege meine Funktion nieder und habe eine/n NachfolgerIn. =>
  Mail mit Name / Mail-Adresse des/der NachfolgerIn an Administrator
• Ich lege meine Funktion nieder und habe keine/n NachfolgerIn. =>
  Mail mit Antrag auf Stilllegung oder Löschung an Administrator